پروژه‌ی مشترک
بررسی تأثیر انتخاب پروژه‌ی مشترک به شکل آینده‌ی خلق شده در بهبود بهره‌وری گروه‌ها و سازمان‌ها
پژوهش جدیدی آغاز شده است که به بررسی این موضوع می‌پردازد که آیا انتخاب پروژه برای گروه‌ها، سازمان‌ها و دوره‌ها به شیوه‌ی «آینده‌ی خلق شده» می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر بهبود جلسات، افزایش بهره‌وری و تعمیق صمیمیت و همدلی بین اعضا داشته باشد یا خیر. این پژوهش به‌طور خاص به دنبال پاسخ به سوالات زیر است:
- آیا نتیجه‌ای که از دوره‌ها می‌گیریم متفاوت خواهد بود؟
- آیا همدلی و صمیمیت میان اعضا افزایش خواهد یافت؟
- آیا تکالیف و پروژه‌ها به موقع انجام خواهند شد؟
- آیا مطالب ارائه شده به شکل کامل وارد زندگی زیسته‌ی شرکت‌کنندگان خواهد شد؟
مطالعه‌ی موردی: شرکت گروچا
در اولین مرحله از این پژوهش، شرکت «گروچا»، یک فروشگاه اینترنتی، به عنوان نمونه انتخاب شد. در این شرکت، پس از انتخاب یک پروژه‌ی مشترک که بر اساس «آینده‌ی خلق شده» تعریف شد، میزان مشارکت و همدلی بین کارمندان به‌طور چشمگیری افزایش یافت. در مدت دو هفته، یکی از حوزه‌های مهم سازمان که در حالت بحرانی و گسست قرار داشت، با تعریف یک پروژه‌ی روشن و شاخص‌های مشخص، از وضعیت بحرانی به سطح فوق‌العاده رسید.
پروژه‌ای که در گروچا انتخاب شد، بهبود میانگین فروش سالانه‌ی شرکت بود. پس از جلسات کوچینگ، اولین حوزه‌ی مربوط به پروژه تعیین شد، «چینش اجناس شمارش شده در قفسه‌ها» بود که در آن گسست وجود داشت. برای این حوزه شاخص‌هایی در نظر گرفته شد که نتایج آن قابل اندازه‌گیری باشد. پروژه به گونه‌ای تعریف شد که بهترین حالت چیدن اجناس در کمتر از یک روز و بدترین حالت بیش از پنج روز در قفسه‌ها بود. وضعیت این حوزه پیش از پروژه در حالت افتضاح قرار داشت، اما پس از اجرای پروژه، تنها در یک روز کاری پس از مشخص کردن پروژه، به بهترین حالت ممکن رسید.
در این پروژه براساس آمار چندین ساله‌ی زمان چیدن فاکتورهای ارسال شده به قسمت «چیدن در قفسه‌ها» کار کردیم که به شرح زیر است:
- کمترین زمان چیدن اولین محصول از فاکتور ارسالی: پس از ارسال فاکتور به بخش چیدن، کمترین زمانی که طول می‌کشید تا اولین محصول از آن فاکتور در قفسه چیده شود ۲۶ دقیقه بود.
- بیشترین زمان چیدن اولین محصول از فاکتور ارسالی: پس از ارسال فاکتور به بخش چیدن، بیشترین زمانی که طول می‌کشید تا اولین محصول از آن فاکتور در قفسه چیده شود ۵۲۱۱ ساعت و ۴۶ دقیقه بوده که معادل با ۲۱۷ روز می‌باشد.
- میانگین زمان چیدن: به‌طور متوسط، زمان چیدن محصولات در قفسه‌ها ۳۶۷ ساعت بوده است، که برابر با حدود ۱۵ روز است. با این حال، مقدار میانگین به‌طور قابل توجهی تحت تأثیر موارد استثنایی قرار می‌گیرد.
- پرسنتایل ۰.۸ (Percentile 0.8): پس از حذف موارد استثنایی و برای بررسی دقیقتر عملکرد، در ۸۰ درصد موارد، چیدن محصولات در قفسه‌هاتا حداقل ۱۳۶ ساعت (حدود ۵-۶ روز) و حداکثر ۲۸۴ ساعت (حدود ۱۱-۱۲ روز) به طول می‌انجامید.
با بهبود فرایند و اجرای پروژه، اکنون این زمان به کمتر از ۸ ساعت کاهش یافته است. یعنی در همان روزی که فاکتور وارد بخش چیدن می‌شود، محصولات به طور کامل در قفسه‌ها قرار می‌گیرند. این تغییر باعث بهبود چشمگیری در سرعت و کارایی عملیات شده و زمان تأخیر در دسترس بودن محصولات برای فروش را به حداقل رسانده است.
مطالعه‌ی موردی: دوره‌های راهبری
در این مورد دوره‌های راهبری به عنوان نمونه‌ی دیگر انتخاب شد. در این پژوهش، با مشارکت تجربه‌گران، تصمیم گرفته شد شاخص یکپارچگی را به عنوان پروژه انتخاب کنیم که در آن تعداد زمان‌هایی که افراد به کلام خود عمل نمی‌کنند اما جبران می‌کنند، حداقل ۵ برابر زمان‌هایی باشد که به کلام خود عمل نکرده‌اند و نه اطلاع داده‌اند و نه جبران کرده‌اند. این هدف به عنوان یک شاخص برای سنجش میزان یکپارچگی و تعهد شرکت‌کنندگان به کلامشان در نظر گرفته شده است.
نتایج اولیه
نتایج اولیه این پژوهش نشان داد که انتخاب پروژه به شکل آینده‌ی خلق شده می‌تواند تأثیر شگرفی بر افزایش همدلی و صمیمیت بین کارکنان داشته باشد. همچنین، میزان شور و شوق و انگیزه در بین کارمندان به شکل چشمگیری افزایش پیدا کرد. با این حال، پژوهش همچنان در مراحل اولیه قرار دارد و برای رسیدن به نتایج قابل اتکا، نیاز به زمان و بررسی‌های بیشتری است.
ادامه‌ی پژوهش
پژوهش حاضر نه تنها در شرکت گروچا ادامه خواهد یافت، بلکه در نظر داریم این متد را در دیگر کلاس‌ها، سازمان‌ها و گروه‌ها نیز اجرا کنیم. هدف از این پژوهش، یافتن نتایج ملموس و قابل اتکا درباره تأثیر انتخاب پروژه‌های آینده‌ی خلق شده بر بهره‌وری و بهبود عملکرد گروه‌ها است.